Segnalazione Irregolarità

Contattaci se sei venuto a conoscenza di episodi che violano le leggi applicabili, il Codice Etico, le disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o di Open Fiber di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.

In particolare, l’oggetto di tali segnalazioni sono le condotte illecite e rilevanti ai sensi del DLgs 231/2001, o violazione dei modelli organizzativi 231, illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativamente ai seguenti settori:

• Appalti pubblici
• Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
• Sicurezza e conformità dei prodotti
• Sicurezza dei trasporti
• Tutela dell’ambiente
• Radioprotezione e sicurezza nucleari
• Sicurezza degli alimenti, dei mangimi e della salute e benessere degli animali
• Salute pubblica
• Protezione dei consumatori
• Tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• Sicurezza delle reti e dei sistemi informativi

Tre sono i canali di segnalazione utilizzabili in astratto: il canale interno, il canale esterno e la divulgazione pubblica.

• Canale interno aziendale: Open Fiber si avvale della piattaforma “EQS Integrity Line”, che consente a dipendenti, collaboratori, fornitori e qualsiasi altra controparte della Società, di segnalare ogni violazione o sospetto di violazione, inclusi i comportamenti e le pratiche che possano arrecare un danno economico o un pregiudizio per Open Fiber, riferibili al Codice Etico, al MOG adottato, o comunque a qualunque procedura o disposizione aziendale. La piattaforma è gestita da un soggetto terzo e indipendente rispetto a Open Fiber, garantendo così la sicurezza dei dati trattati a tutela dei soggetti segnalanti e segnalati
• Canale esterno attraverso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), autorità amministrativa indipendente la cui missione istituzionale è individuata nella prevenzione della corruzione in tutti gli ambiti dell’attività amministrativa
• Divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone

Resta ferma in ogni caso la possibilità di effettuare denunce all’Autorità giudiziaria o contabile, nei casi di loro competenza.

ll canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può essere utilizzato solamente se non esiste un canale di segnalazione interna o tale canale non sia adeguato, ovvero la segnalazione effettuata col canale interno non abbia avuto esito, oppure se il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsione. Infine, il canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può essere utilizzato se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Il principale canale di segnalazione esterna è quello dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

La pubblica divulgazione può essere fatta se il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione o quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, è possibile effettuare una segnalazione per pubblica divulgazione quando la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Si deve trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali della segnalazione, anche ai fini del vaglio di ammissibilità:

• I dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti
• Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione
• Le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Tutte le segnalazioni vengono inviate mediante server sicuro di EQS alle persone di contatto di Open Fiber. Esse decideranno come procedere e ti contatteranno mediante la EQS Integrity Line, in caso di domande o se sono necessarie informazioni aggiuntive. Se necessario, il tuo anonimato sarà protetto. Nel caso di segnalazioni fondate di attività sospetta, possono essere coinvolti esperti e si può avviare un’indagine. Verrete informati non appena l’indagine sull’episodio segnalato è completata. L’indagine può richiedere diversi mesi, in particolare in casi complessi. Per motivi di privacy, in generale non è possibile comunicare il risultato dell’indagine.

È importante che nel momento in cui inserisci la segnalazione, tu abbia fondato motivo di ritenere le informazioni veritiere e che non stia trasmettendo il messaggio con un intento fraudolento. In tal caso potrebbe configurarsi una tua responsabilità penale, in caso di calunnia o di diffamazione commessa in mala fede. Da te ci si aspetta inoltre che tu fornisca tutte le informazioni utili e necessarie affinché il contenuto della segnalazione chiarisca il fatto (circostanze di luogo, tempo e per l’individuazione dei responsabili del fatto).

Per garantire il tuo anonimato, i dati sono criptati e sono trasmessi mediante un server sicuro e indipendente di EQS. Durante l’invio di una segnalazione o domanda mediante la EQS Integrity Line resterai anonimo, a meno che tu non decida di comunicare la tua identità.

Al termine del processo di registrazione, riceverai un numero di segnalazione e potrai scegliere la password. Utilizza questi dati di accesso per effettuare il login alla casella di posta in arrivo personale cliccando su “Recupera una segnalazione” e successivamente segui le istruzioni. La Inbox permette di entrare in dialogo diretto con il Case Manager di Open Fiber, proteggendo il tuo anonimato. La possibilità di avere un dialogo è molto importante, dato che potrebbero essere necessarie ulteriori informazioni per risolvere completamente il caso.

Open Fiber gestisce la segnalazione alla luce del perimetro applicativo soggettivo e oggettivo DLGS n. 24 del 10 marzo 2003, Per poter dare corso al procedimento, il gestore della segnalazione, verifica che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la stessa potrà essere trattata come ordinaria.