Segnalazione irregolarità - OFNS
La nostra piattaforma per segnalare ogni irregolarità
In Open Fiber Network Solutions (o anche OFNS) è in vigore una specifica Linea Guida per la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni di presunte violazioni.
Open Fiber Network Solutions ha implementato una piattaforma che consente a dipendenti, collaboratori, fornitori e qualsiasi altra controparte della Società, di segnalare (anche ai fini della normativa sul whistleblowing) ogni violazione o sospetto di violazione, inclusi i comportamenti e le pratiche che possano arrecare un danno economico o un pregiudizio per Open Fiber Network Solutions, riferibili al Codice Etico, al Modello 231/01 adottato, o comunque a qualunque procedura o disposizione aziendale.
Cosa si può segnalare
Il perimetro delle segnalazioni di presunte violazioni che è possibile sottoporre tramite il sistema di segnalazione adottato da Open Fiber Network Solutions ricomprende gli ambiti previsti dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, e si estende inoltre a tutti quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di OFNS che possono consistere in:
- Condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei presidi di controllo previsti dal MOG di OFNS inclusi i principi contenuti nel Codice Etico
- Violazioni delle disposizioni di legge, atti e regolamenti dell’Unione Europea e/o nazionali cui la Società è sottoposta, con particolare riferimento a violazioni della normativa in materia di privacy, anticorruzione, salute, sicurezza sul lavoro e ambiente ed in ogni caso ogni violazione che comporti illeciti di natura amministrativa contabile, civile o penale
- Violazione delle disposizioni normative aziendali e/o del Sistema di Controllo Interno ad esempio controlli inerenti alla contabilità, l’attendibilità dell’informativa finanziaria in generale e in altri ambiti: frodi, stalking, mobbing, asset, security ecc.
Contattaci se sei venuto a conoscenza di episodi che violano le leggi applicabili, il Codice Etico, le disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o di Open Fiber Network Solutions di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.
In particolare, l’oggetto di tali segnalazioni sono le condotte illecite e rilevanti ai sensi del DLgs 231/2001, o violazione dei modelli organizzativi 231, illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativamente ai seguenti settori:
- Appalti pubblici
- Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
- Sicurezza e conformità dei prodotti
- Sicurezza dei trasporti
- Tutela dell’ambiente
- Radioprotezione e sicurezza nucleari
- Sicurezza degli alimenti, dei mangimi e della salute e benessere degli animali
- Salute pubblica
- Protezione dei consumatori
- Tutela della vita privata e protezione dei dati personali
- Sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
- Canale interno aziendale: Open Fiber Network Solutions si avvale della piattaforma “EQS Integrity Line”, che consente a dipendenti, collaboratori, fornitori e qualsiasi altra controparte della Società, di segnalare ogni violazione o sospetto di violazione, inclusi i comportamenti e le pratiche che possano arrecare un danno economico o un pregiudizio per Open Fiber Network Solutions, riferibili al Codice Etico, al MOG adottato, o comunque a qualunque procedura o disposizione aziendale. La piattaforma è gestita da un soggetto terzo e indipendente rispetto a Open Fiber Network Solutions, garantendo così la sicurezza dei dati trattati a tutela dei soggetti segnalanti e segnalati
- Canale esterno attraverso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), autorità amministrativa indipendente la cui missione istituzionale è individuata nella prevenzione della corruzione in tutti gli ambiti dell’attività amministrativa
- Divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone
Resta ferma in ogni caso la possibilità di effettuare denunce all’Autorità giudiziaria o contabile, nei casi di loro competenza.
ll canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può essere utilizzato solamente se non esiste un canale di segnalazione interna o tale canale non sia adeguato, ovvero la segnalazione effettuata col canale interno non abbia avuto esito, oppure se il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsione. Infine, il canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può essere utilizzato se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
Il principale canale di segnalazione esterna è quello dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
La pubblica divulgazione può essere fatta se il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione o quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Inoltre, è possibile effettuare una segnalazione per pubblica divulgazione quando la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali della segnalazione, anche ai fini del vaglio di ammissibilità:
- I dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti
- Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione
- Le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È importante che nel momento in cui inserisci la segnalazione, tu abbia fondato motivo di ritenere le informazioni veritiere e che non stia trasmettendo il messaggio con un intento fraudolento. In tal caso potrebbe configurarsi una tua responsabilità penale, in caso di calunnia o di diffamazione commessa in mala fede. Da te ci si aspetta inoltre che tu fornisca tutte le informazioni utili e necessarie affinché il contenuto della segnalazione chiarisca il fatto (circostanze di luogo, tempo e per l’individuazione dei responsabili del fatto).
Per garantire il tuo anonimato, i dati sono criptati e sono trasmessi mediante un server sicuro e indipendente di EQS. Durante l’invio di una segnalazione o domanda mediante la EQS Integrity Line resterai anonimo, a meno che tu non decida di comunicare la tua identità.
Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la stessa potrà essere trattata come ordinaria.
Canali di segnalazione
Sono a disposizione del segnalante i canali:
- interno aziendale: Open Fiber Network Solutions si avvale della piattaforma “EQS Integrity Line”. La piattaforma è gestita da un soggetto terzo e indipendente rispetto a Open Fiber, garantendo così la sicurezza dei dati trattati a tutela dei soggetti segnalanti e segnalati.
Attraverso la piattaforma è possibile lasciare messaggi vocali che verranno gestiti in conformità alla normativa in materia.
Le segnalazioni possono essere trasmesse anche in forma cartacea, in busta chiusa, al seguente recapito:
Open Fiber Network Solutions S.c.a.r.l.
c.a. Direzione Audit
Largo Guido Donegani 2 – 20121 Milano
Indicando sulla busta: “Riservata/personale”
In particolare, per ciò che concerne:
- le violazioni o i sospetti di violazione del Modello 231/01, le segnalazioni possono essere inviate anche in forma cartacea, in busta chiusa, al seguente recapito:
Organismo di Vigilanza – Open Fiber Network Solutions S.c.a.r.l.
c/o Direzione Audit
Via Laurentina 449 – 00142 Roma
indicando sulla busta:“Riservata e confidenziale – comunicazione ai sensi del D.Lgs. 231/2001
- e segnalazioni whistleblowing (segnalazioni basate su fondati motivi e lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente riguardanti condotte illecite di cui segnalante è venuto/a a conoscenza nell’ambito delle proprie mansioni di lavoro) è consigliato che il segnalante inserisca la segnalazione in due buste chiuse, includendo nella prima i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità, nella seconda l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste devono essere poi inserite in una terza busta riportando all’esterno la dicitura “riservata al gestore del segnalante”.
Eventuali segnalazioni ricevute per vie brevi (di persona, via telefono) verranno registrate sul sistema EQS da parte della Direzione Audit e gestite conformemente alla Linea Guida.
- esterno: attraverso l’ANAC che è il soggetto deputato ad organizzare e gestire un canale esterno di segnalazione delle violazioni che può essere utilizzato solo al ricorrere di una serie di precise condizioni fissate dall’art. 6 del Decreto: i) il canale interno non è previsto quale obbligatorio; ii) la segnalazione interna non ha avuto seguito; iii) il segnalante ha fondati e ragionevoli motivi di ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito; iv) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
- divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
- divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
- denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
In via prioritaria i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere delle condizioni esplicitamente riportate nelle FAQ, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.
Per consultare la privacy policy di Open Fiber Network Solutions cliccare qui.